MUŞ ALPARSLAN ÜNİVERSİTESİ 2017-2018 EĞİTİM ÖĞRETİM YILI

                                                                                                 ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI İŞ VE İŞLEMLERİ

1- Bilgi Güncelleme: Bütün öğrenci topluluklarının, web sayfamızda bulunan akademik danışman, topluluk başkanı ve üyelerinin bilgi değişikliklerini güncelleyerek SKS Daire Başkanlığına bildirmesi gerekmektedir. Gerekli iletişim bilgileri yazılarak tüm güncellemeler yapılmalıdır. Güncelleme yapmayan topluluk etkin olmayan topluluklar gurubuna alınacak ve güz döneminde faaliyet yapmasına izin verilmeyecektir.

 2- Zaman Yönetimi: Etkinlik talep formu doldurulmadan önce öğrenci toplulukları tarafından etkinlik takvimi kontrol edilecek daha sonra SKS Daire Başkanlığı ile görüşülecek ve uygun tarihlerde talepte bulunulacaktır. Topluluklar tarafından planlanan etkinlikler için etkinlik formu en az 15 gün öncesinden SKS Daire Başkanlığına bildirilmelidir. Bildirilmediği takdirde etkinliğe izin verilmeyecektir. 

3- Form Doldurma: Etkinlik talep formunda istenilen bilgiler net olarak doldurulacak, etkinliğin yeri, tarihi, katılacak kişi sayısı ve diğer detay bilgileri ile etkinlik misafiri için yol-konaklama-yemek vb. masrafların hangilerinin talep edildiği açıkça belirtilecektir. Beyan edilen bilgilere sonradan herhangi bir ekleme kabul edilmeyecektir.

4- Etkinlik İzni: Öğrenci topluluklarımız Genel Sekreterliğimizin izni olmadan külliye içerisinde veya dışarısında ya da herhangi bir yerleşim yerinde (başka bir il, köy, kasaba vb.) herhangi bir faaliyet icra edemez, bu faaliyeti medya aracılığı ile duyurmaz. SKS Daire Başkanlığına önceden bilgi vermeden ve onay almadan herhangi bir faaliyet gerçekleştirdiği takdirde topluluk ile ilgili yönetmeliğin gerektirdiği hukuki işlem yapılır.

5- Bilgilendirme:

(a) Topluluklarımıza etkinlik için avans çıkartılmaktadır. Bu avansın karşılığı olan fatura ve belgelendirme, etkinlik biter bitmez SKS Daire Başkanlığına ivedilikle ibraz edilerek hesap kapatma işlemi gerçekleştirilmelidir. 

(b) Etkinliklerde kullanılacak materyallerin flash disk, cd vb önceden SKS Daire Başkanlığında ilgili memura mutlaka teslim edilmesi gerekmektedir. Topluluklarımız tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin haber içerikleri ve fotoğraflar (basın yayın birimimiz fotoğraf çekmemişse) ile birlikte SKS Daire Başkanlığında ilgili memura ulaştırmalıdır.

6- Afiş ve Duyuru: Etkinlik taleplerinizde afişler öğrenci toplulukları tarafından yapılacaktır. Bunun için öğrenci topluluklarımızdan talep edenlere bir format üzerinden afiş yapma kursu verilecektir. Afiş, SKS Daire Başkanlığı tarafından incelenecek, uygun görüldüğü takdirde işleme konulacaktır.

7- Müracaat ve İmza: Etkinlik talep formları mutlaka danışman hoca imzası ile ilgili birime.gönderilecektir.

NOT:

1- Topluluklarımız tarafından 17 Ekim 2017 tarihine kadar 1 yıllık etkinlik planlaması taslak olarak SKS Daire Başkanlığında ilgili birime iletilmelidir.

2- Topluluklarımız kurum dışından başka bir topluluk, STK, dernek, vakıf,  kulüp, öğretmen, öğrenci, memur vb. kişiler ile ortak etkinlik yapmadan önce SKS Daire Başkanlığına bilgi vermeli gerekli izin alındıktan sonra faaliyete başlanmalıdır.

3- Öğrenci Toplulukları danışmanları ya da topluluk başkan ve üyeleri elden iş takibi yapmayacaklar, iş ve işlemler evrak üzerinden yürüyecektir.

4- Yapılan toplantılara katılmayan topluluklarımız, geçerli mazeretlerini bildirmedikleri takdirde etkin olamayan topluluklar olarak değerlendirilecek ve etkinlik talepleri onaylanmayacaktır.